理化学研究所情報システム部

ローカルフォルダとサーバー上のフォルダ

IMAPを利用してメールを受信するように設定すると、ローカルフォルダ（自分のPC上のフォルダ）とサーバー上のフォルダは （図１） のように表示されます。

（図１）

postman.riken.jp の下に表示されているのはサーバー上のフォルダです。

サーバーの負荷軽減のため、下記の手順に従ってサーバー上の受信トレイを整理してください。

1. 残さなくてよいメールはサーバーから削除してください。　→　操作方法
2. 残しておきたいメッセージは自分のPCに移動してください。　→　操作方法

また、サーバー上の [Trash] フォルダと [Spam] フォルダについては、下記に注意してください。

[Trash] フォルダ

[Trash （ごみ箱）] フォルダ内のメッセージは移動後30日を経過すると削除されます。

[spam]フォルダ

迷惑メール隔離サービス の手続きをすると、迷惑メールと判定されたメールは自動的に [spam] フォルダに移動します。

[spam]フォルダ内のメッセージは移動後30日を経過すると削除されます。

メッセージをサーバーから削除する

1. 受信トレイの中で削除したいメールを選択して[削除]ボタンを押す（メニューから削除する場合は [編集] → [削除] ）と、取り消し線が表示されます。
2. [編集] → [削除済みメッセージを削除] を行うと前のステップで削除したメール （取り消し線が表示されているもの） がサーバーの受信トレイから削除されます。
   注意：

   • サーバーの受信トレイ内にサブフォルダが複数ある場合は、サブフォルダ毎にこの操作を行う必要があります。
   • とっておきたいメール等がある場合は、以下に記述されている [メッセージを自分のPCに移動する] を参照してローカルPC内にメッセージを移動し、サーバーの受信トレイ内からメッセージを削除してください。
   参考：

   [ツール] → [オプション] の [オプション] ダイアログの [その他] タブの設定

   • [終了時に削除済みアイテムを空にする] にチェックを入れておくとOutlook を終了した時に 上記２の作業が自動で行われます。

   

メッセージを自分のPCに移動する

• メッセージをローカルフォルダへ移動することで、メッセージや添付ファイルを削除することなくサーバー上からPC上に移動できます。ローカルフォルダに移動したメールは、サーバーに接続しなくとも参照できます。　（→ローカルフォルダへの移動方法）
• デフォルトで用意されているローカルフォルダ以外にも、自分でローカルフォルダを作成することができます。　（→ローカルフォルダの作成方法）　分かりやすい名前のフォルダを作成してメッセージの分類に役立ててください。

ローカルフォルダへの移動方法

1. ローカルフォルダへ移動したいメッセージを選択して右クリックし [フォルダへ移動] を選択する。
2. [アイテムの移動] ダイアログが表示されるので移動先のフォルダを選択して [OK] をクリックする。
3. メッセージをローカルフォルダへ移動すると移動元のフォルダではメッセージに取り消し線が表示されるので [編集] → [削除済みメッセージを削除] で、移動元から完全に削除する。

ローカルフォルダの作成方法

1. [ファイル] → [フォルダ] → [フォルダの作成] をクリック
2. [新しいフォルダの作成] ダイアログが表示されるので [フォルダを作成する場所] で [個人用フォルダ] を選択する。
3. [名前] にフォルダの名前を入力し、[フォルダに保存するアイテム] が [メールと投稿アイテム] になっていることを確認して [OK] をクリックする。
4. ショートカット作成の有無を聞かれるので、[はい] 又は [いいえ] をクリックする。
5. ローカルPCの個人用フォルダとして [とっておくメール] フォルダが作成されました。