IMAPでのメールボックス整理(Outlook)

ローカルフォルダとサーバー上のフォルダ

IMAPを利用してメールを受信するように設定すると、ローカルフォルダ(自分のPC上のフォルダ)とサーバー上のフォルダは (図1) のように表示されます。

(図1)ローカルフォルダ(自分のPC上のフォルダ)とサーバー内のフォルダ

postman.riken.jp の下に表示されているのはサーバー上のフォルダです。

サーバーの負荷軽減のため、下記の手順に従ってサーバー上の受信トレイを整理してください。

  1. 残さなくてよいメールはサーバーから削除してください。 → 操作方法
  2. 残しておきたいメッセージは自分のPCに移動してください。 → 操作方法

また、サーバー上の [Trash] フォルダと [Spam] フォルダについては、下記に注意してください。

[Trash] フォルダ

[Trash (ごみ箱)] フォルダ内のメッセージは移動後30日を経過すると削除されます。

[spam]フォルダ

迷惑メール隔離サービス の手続きをすると、迷惑メールと判定されたメールは自動的に [spam] フォルダに移動します。

[spam]フォルダ内のメッセージは移動後30日を経過すると削除されます。


メッセージをサーバーから削除する

  1. 受信トレイの中で削除したいメールを選択して[削除]ボタンを押す(メニューから削除する場合は [編集] → [削除] )と、取り消し線が表示されます。 受信トレイの中で削除したいメールを選択して[削除]ボタンを押す
  2. [編集] → [削除済みメッセージを削除] を行うと前のステップで削除したメール (取り消し線が表示されているもの) がサーバーの受信トレイから削除されます。 [編集]→[削除済みメッセージを削除]で前のステップで削除したメールがサーバーの受信トレイから削除される
    注意:

    • サーバーの受信トレイ内にサブフォルダが複数ある場合は、サブフォルダ毎にこの操作を行う必要があります。
    • とっておきたいメール等がある場合は、以下に記述されている [メッセージを自分のPCに移動する] を参照してローカルPC内にメッセージを移動し、サーバーの受信トレイ内からメッセージを削除してください。
    参考:

    [ツール] → [オプション] の [オプション] ダイアログの [その他] タブの設定

    • [終了時に削除済みアイテムを空にする] にチェックを入れておくとOutlook を終了した時に 上記2の作業が自動で行われます。

    [終了時に削除済みアイテムを空にする]チェックボックス

メッセージを自分のPCに移動する

  • メッセージをローカルフォルダへ移動することで、メッセージや添付ファイルを削除することなくサーバー上からPC上に移動できます。ローカルフォルダに移動したメールは、サーバーに接続しなくとも参照できます。 (→ローカルフォルダへの移動方法
  • デフォルトで用意されているローカルフォルダ以外にも、自分でローカルフォルダを作成することができます。 (→ローカルフォルダの作成方法) 分かりやすい名前のフォルダを作成してメッセージの分類に役立ててください。

ローカルフォルダへの移動方法

  1. ローカルフォルダへ移動したいメッセージを選択して右クリックし [フォルダへ移動] を選択する。 移動したいメッセージを選択して右クリックし[フォルダへ移動]を選択
  2. [アイテムの移動] ダイアログが表示されるので移動先のフォルダを選択して [OK] をクリックする。 移動先のフォルダを選択して[OK]をクリック
  3. メッセージをローカルフォルダへ移動すると移動元のフォルダではメッセージに取り消し線が表示されるので [編集] → [削除済みメッセージを削除] で、移動元から完全に削除する。 [編集]→[削除済みメッセージを削除]で、移動元から完全に削除

ローカルフォルダの作成方法

  1. [ファイル] → [フォルダ] → [フォルダの作成] をクリック [ファイル]→[フォルダ]→[フォルダの作成]をクリック
  2. [新しいフォルダの作成] ダイアログが表示されるので [フォルダを作成する場所] で [個人用フォルダ] を選択する。 [フォルダを作成する場所]で[個人用フォルダ]を選択
  3. [名前] にフォルダの名前を入力し、[フォルダに保存するアイテム] が [メールと投稿アイテム] になっていることを確認して [OK] をクリックする。 [名前]にフォルダの名前を入力して[OK]をクリック
  4. ショートカット作成の有無を聞かれるので、[はい] 又は [いいえ] をクリックする。 [はい]又は[いいえ]をクリック
  5. ローカルPCの個人用フォルダとして [とっておくメール] フォルダが作成されました。 [とっておくメール]フォルダが作成されました
参考:

メッセージをサーバーから自分で作成したローカルフォルダに移動する際は、ツールバーの [フォルダへ移動] ボタンを押すと一覧が表示されるので、ここで移動先のフォルダを選択すると素早く移動できます。